6 tips om goed te communiceren tijdens covid-19 over jouw evenement

Bereid een plan met voorzorgsmaatregelen voor

Misschien heb je intussen al een plan klaar. Maar misschien ook niet. Dan is dit het juiste moment om er nu aan te beginnen. Een plan met voorzorgsmaatregelen die jullie ter plaatse zullen nemen, verzekert partners en aanwezigen ervan dat je als organisator COVID-19 nog steeds serieus neemt. Het zal je ook helpen om deelnemers met meer vertrouwen te verwelkomen op het moment dat je evenement opnieuw doorgaat.

De beste plaats om een plan met voorzorgsmaatregelen op te stellen en te onderhouden is op de website van jouw evenement. Wat zet je in je plan met voorzorgsmaatregelen? Dat kan heel summier zijn, maar ook zeer gedetailleerd. Een aantal zaken die je best in je corona-veiligheidsplan opneemt:

• Maatregelen die jullie nemen om de afstand te bewaren
• Maatregelen die jullie nemen naar ontsmetting en hygiëne (ontsmettingsgels, sprays, handschoenen, mondmaskers)
• Voorzien jullie extra hulpverleners, security of verpleegkundigen? Is er een samenwerking met het Rode Kruis? Zet dit dan zeker in de kijker.
• Werd het plan besproken en goedgekeurd door lokale besturen (burgemeester, politie, provincie, dokters,..) om de veiligheid te garanderen?
• Afspraken die gemaakt zijn met horeca in de buurt
• Maatregelen die leveranciers namen om de catering veilig en gezond te houden
• Voorzien jullie flyers of andere of led-schermen om de maatregelen op het event te benadrukken
• Hoe verwacht je dat bezoekers zich gedragen (mondmaskers, handen wassen…)
• Hoe reinigen jullie microfoons en kleedkamers voor artiesten?
• Betalingsmogelijkheden ter plaatse: is cash toegestaan of gaan jullie voor contactloos betalen?

Dit zijn maar een paar voorbeelden van wat je kan voorbereiden.

De richtlijnen die deelnemers aan jouw evenement moeten volgen moeten in elk geval duidelijk, transparant en strikt zijn voor iedereen. Het is dus belangrijk dat alle medewerkers, mede-organisatoren, veiligheidspersoneel en leveranciers deze regels volgen en geen uitzonderingen toestaan.

Wil jij als organisator nog een stapje verder gaan door bijvoorbeeld thermo-scanners aan de ingang te gebruiken, communiceer dit dan zeker. Zo toon je bezoekers dat jullie nog een stapje verder gaan dan wat nodig is.

Druk bezoekers op het hart dat het volgen van de maatregelen ervoor zorgt dat jullie de veiligheid enkel zo kunnen garanderen voor iedereen die jouw evenement zal bijwonen. Zo stel je deelnemers gerust.

Best practices voor het opstellen van voorzorgsmaatregelen voor jouw evenement:

• Breng aanwezigen tijdig op de hoogte van alle genomen maatregelen via e-mail en andere communicatiekanalen.
• Als de maatregelen ertoe kunnen leiden dat deelnemers niet aanwezig mogen zijn bij het evenement (risicopatiënten, senioren…)  of dat ze op een andere manier van het evenement worden uitgesloten, zorg dan voor een duidelijk  terugbetalingsbeleid of een correctie compensatie
• Wees 100%  duidelijk in het beschrijven van wat toegestaan is, wat verboden is en wat geadviseerd wordt. Verwarring is hier absoluut te vermijden.

Hou een update-logboek bij

Een andere manier waarop je aanwezigen, partners en artiesten kan laten weten dat je COVID-19 en hun gezondheid serieus neemt, is door een update-logboek bij te houden op jouw website. Dit is een dagboek met updates over de coronamaatregelen die invloed kunnen hebben op jouw event. Om geen verwarring te creëren is het belangrijk dat je bij elke update de datum zet om de tonen dat updates actueel zijn. Post ook enkel zaken die 100% geverifieerd en correct zijn. Voorbeelden:

• Deel de laatste beslissingen van de gezondheidsraad
• Deel beslissingen van lokale besturen
• Deel eventuele uitzonderingen op maatregelen
• Deel meetings die jullie houden met lokale besturen of vakorganisaties
• Deel sectornieuws
• Belangrijke persberichten rond COVID-19
• Annulaties van artiesten, leveranciers… die invloed hebben op het evenement

Update je deelnemers en leveranciers proactief

Het bijhouden van een update-logboek op de website van je evenement zal aanwezigen, artiesten, sprekers en partners die op zoek zijn naar informatie over jouw evenement op de hoogte houden van de laatste nieuwtjes.

Pro-actieve communicatie is cruciaal op dit moment. Laat hen dus niet zelf op zoek gaan naar antwoorden maar stuur regelmatig updates via e-mail, social media en je website. Heb je een mobiele app voor je event? Dan kunnen ook push-notificaties nuttig zijn. Denk ook aan andere mogelijkheden zoals Whataspp.

Maak de overstap naar een online evenement

Niets gaat boven de sfeer en de ervaring van een live evenement, beurs of concert. Kan het écht niet anders, overweeg dan toch een online optreden of event. We zijn de voorbije weken massaal online webinars en events gaan volgen. Zo liet Globe Entertainment de voorbije weken een aantal online privé concerten doorgaan voor fans van Willy Sommers, Helmut Lotti, Laura Lynn, Yves Segers…

Best practices om jouw evenement of optreden online te laten doorgaan:

• Toon aan dat de beslissing weloverwogen was en in het belang van alle bezoekers, artiesten en leveranciers.
• Laat de keuze indien mogelijk aan de deelnemers: online volgen, herboeken op een later moment of beiden.
• Kies voor betrouwbare technologie om je online event te laten doorgaan en test alles grondig voor je van start gaan.
• Kies voor partners met ervaring in online events en streaming.

Je evenement uitstellen

Ok, we doen het liever niet, maar uitstel is geen afstel. We kijken nu al uit naar het najaar 2020 en zelfs al naar 2021. Indien jouw leveranciers en artiesten het toelaten én het in de agenda past, is het mogelijk het evenement op een latere datum in te plannen.

Hieronder vind je een voorbeeld van een bericht op de website van Tomorrowland:

Dear World,

The People of Tomorrow has been a large, lively, and warm global community for more than 15 years. We share the same passion: listening to great music, discovering magnificent places, making new friends from all over the world, enjoying life to the fullest, and looking after each other as one big family. It makes us unique. It makes us who we are in everyday life. And it ensures that we can overcome the greatest challenges together.

Tomorrowland 2020 had all the ingredients to become one of the most outstanding editions: unseen creative ideas, brand-new indoor and outdoor concepts, an amazing lineup, and – as always – the most beautiful international crowd in the world.

Unfortunately, due to the worldwide coronavirus outbreak, these are exceptional times for all of us. In recent weeks, we have had a lot of consultation with the local and national government in Belgium and with a panel of international experts about the two festival weekends we are all so passionate about. It's our mission to unite souls from all over the world, but it’s also our top priority to look after the well-being, health, and safety of the People of Tomorrow, our partners and suppliers, our neighbors, the artists, and our team.

With a lot of pain in our hearts, we have to inform you that Tomorrowland cannot take place in 2020. We understand and support the governmental order that has just been issued. The 16th edition of Tomorrowland will take place in the summer of 2021 (July 16–18 and July 23–25).

This situation is extremely hard on us all. As a community, we are sad, disappointed, and angry – but also hopeful, because we know that we are much stronger than this setback. What we started together in 2005 became a strong global symbol. We will triumph together and will continue to unite.

But first we have to ensure that the event industry overcomes this. Tomorrowland – just like all other major events – is only possible thanks to a network of hundreds of suppliers and thousands of collaborators, working for over a year toward our beloved festival. A lot of talented artists, creative companies, and hardworking and passionate people – including our own team – are now in the eye of the storm and are going through difficult times. We will need to be resilient, support each other, and be flexible to ensure there will still be an event industry at all.

Anyone who was planning to experience Tomorrowland in July 2020 will now have dozens of questions. That makes perfect sense, and we fully understand.

As a general guideline, we can already say that all tickets will be transferred to Tomorrowland 2021.

Every Main Buyer will be contacted by email and within the Tomorrowland Account with more specific information. Please check the FAQ for further questions.

Despite the enormous disappointment, we would like to call on everyone again to follow their local government's guidelines closely. Stay at home, wash your hands, and keep your distance from one another. Do it for yourself, your loved ones, and the exceptional medical staff all over the world who are working around the clock.

Take good care of each other and stay safe.

Live Today, Love Tomorrow, Unite Forever.

Tomorrowland

Ook het Shlagerfestival voorzag een communicatie online:

Update donderdag 12 maart – 14u00:

𝗩𝗲𝗿𝗷𝗮𝗮𝗿𝗱𝗮𝗴𝘀𝗳𝗲𝗲𝘀𝘁 𝗦𝗰𝗵𝗹𝗮𝗴𝗲𝗿𝗳𝗲𝘀𝘁𝗶𝘃𝗮𝗹 𝘃𝗲𝗿𝗽𝗹𝗮𝗮𝘁𝘀𝘁 𝗻𝗮𝗮𝗿 𝟮𝟬𝟮𝟭 𝙐𝙞𝙩𝙜𝙚𝙨𝙩𝙚𝙡𝙙 𝙛𝙚𝙚𝙨𝙩 = 𝙙𝙪𝙗𝙗𝙚𝙡 𝙛𝙚𝙚𝙨𝙩

𝗔𝗹𝗹𝗲 𝘁𝗶𝗰𝗸𝗲𝘁𝗸𝗼𝗽𝗲𝗿𝘀 𝗸𝗿𝗶𝗷𝗴𝗲𝗻 𝗵𝗶𝗲𝗿𝗼𝘃𝗲𝗿 𝘃𝗮𝗻𝗱𝗮𝗮𝗴 𝗲𝗲𝗻 𝗺𝗮𝗶𝗹.

Meer dan 55 000 mensen stonden te popelen om van de 15de editie van Het Schlagerfestival een fantastisch feest te maken. Één microscopisch klein virus heeft er helaas anders over beslist. Tengevolge van het verbod op grote indoor evenementen kan dit verjaardagsfeest niet doorgaan zoals gepland.

De organisatoren hebben meteen onderzocht in welke mate deze memorabele concerten naar een latere datum konden worden verschoven. Het bleek al snel onmogelijk om alle geboekte topartiesten ergens in de komende twee maanden voor alle vijf voorstellingen beschikbaar te hebben. De enige zinvolle beslissing bleek om het feest met exact één jaar (min één dag) uit te stellen. Alle artiesten die dit jaar op het programma staan, hebben zich kunnen vrijmaken voor volgend jaar.

De tickets blijven geldig.

Wie tickets heeft voor Het Schlagerfestival in Hasselt • van vrijdag 27 maart 2020 wordt nu verwacht op het feest van vrijdag 26 maart 2021 • van zaterdag 28 maart 2020 verwelkomen we op zaterdag 27 maart 2021 • van zondagnamiddag 29 maart 2020 wordt verwacht op zondagnamiddag 28 maart 2021 • van vrijdag 3 april 2020 wordt verwacht op vrijdag 2 april 2021 en • van zaterdag 4 april 2020 verwelkomen we graag op zaterdag 3 april 2021.

Artiesten, organisatoren en crew waren gebrand om er dit jaar een reeks uitzonderlijke concerten van te maken. Ze beloven allemaal om hun energie op te sparen om volgend jaar nog straffer dan voorheen uit te pakken, zodat u een onvergetelijk meezingfeest zal beleven.

Vriendelijke groeten, Het Schlagerteam

Blijf hier op de hoogte: https://www.teleticketservice.com/nl/news/detail/overheid-adviseert-evenementen-met-meer-dan-1000-bezoekers-te-schrappen

Best practices voor het uitstellen van jouw evenement:

• Toon aan dat je de situatie op de voet volgt en neem een beslissing in het belang van je deelnemers en partners.
• Gaat het om een internationaal evenement: communiceer dan zeker tijdig naar bezoekers die uit het buitenland moeten komen.
• Contacteer alle betrokken partijen en leveranciers (locatie/catering/licht/geluid/security/artiesten…).

Wat werd er contractueel vastgelegd? Is hier ruimte voor herplanning?

Artiesten, leveranciers en partners zullen net als jij liever uitstellen dan afstellen maar wees ervan bewust dat je niet de enige bent op dit moment zien die een evenement moet uitstellen. Op tijd herboeken en flexibel zijn is dus belangrijk.

Je evenement annuleren

In het ergste geval zal je je  evenement moeten annuleren. Na maanden en soms jaren voorbereiding kan het een zeer moeilijke beslissing zijn voor het hele team om de stekker eruit te trekken, maar soms is het de enige juiste keuze om de gezondheid van bezoekers te garanderen.

Het nemen van de beslissing om een evenement te annuleren kan voor jou en je team een emotionele en financiële domper zijn. Toon op dit moment je menselijke kant.  Weet dat je er niet alleen voor staat. Het is perfect toegestaan om ook de moeilijke beslissingen en emoties te communiceren naar je bezoekers. De empathie van bezoekers en leveranciers is in deze tijden gelukkig heel groot.

Best practices voor het annuleren van jouw evenement:

• Leg uit waarom dit de enige en juiste beslissing was.
• Communiceer tijdig. Wacht niet tot de allerlaatste minuut om je bezoekers op de hoogte te brengen.
• Durf knopen doorhakken. Niets is zo vervelend als leveranciers, artiesten en bezoekers die in het ongewisse blijven.
• Neem contact op met al je leveranciers om te zien wat er in het contract staat en of annuleren van het evenement gedekt is. Zoals we al zeiden, iedereen zit in hetzelfde schuitje en empathie is groot deze dagen dus misschien kunnen jullie onderling een regeling treffen en de goeie relatie die jullie opgebouwd hebben nog versterken.

Heb je vragen over het organiseren van een Covid-veilig evenement voor jouw bedrijf of heb je nood aan advies over hoe jij je evenement tijdens covid-19 kan laten doorgaan? Contacteer ons.