Event organiseren: de complete checklist
Een event organiseren begint maanden op voorhand, met een budget, een datum en een locatie. Daarna volgen de vergunningen, de artiest, de techniek en de praktische afspraken, tot en met de afbouw. Deze checklist zet alles op een rij in 6 fases, zodat je op elk moment weet wat er nog moet gebeuren.
Hoe lang op voorhand begin je met een event organiseren?
Ideaal begin je 3 à 6 maanden vooraf. Dan heb je tijd voor de vergunning, kan je je locatie vastleggen en is je favoriete artiest meestal nog vrij. Voor een groot evenement of een populaire datum start je beter nog vroeger.
Download de checklist als PDF
Liever op papier? Dezelfde 6 fases, met afvinkvakjes en een tijdlijn op de eerste pagina.
Voorbereiding: doel, budget, locatie en artiest
De eerste fase bepaalt alles wat volgt. Begin 3 à 6 maanden op voorhand met het doel, het budget, de datum en de locatie. Daarna vraag je de vergunning aan en kies je je artiest, want populaire artiesten en data zijn snel volgeboekt.
“Leg eerst je ideale datum en locatie vast en vraag dan meteen welke artiesten die dag nog vrij zijn. Sommige data zijn al meer dan een jaar op voorhand volgeboekt.”
Doel en budget
- Weet je waarom je dit event organiseert en voor wie? (personeel, klanten, inwoners, leden)
- Ken je het verwachte aantal gasten?
- Heb je een totaalbudget, verdeeld over locatie, catering, artiest, techniek, veiligheid en promotie?
- Heb je een reserve voorzien voor onverwachte kosten? Vraag ook bij je gemeente welk materiaal je kan huren, zoals nadars, tafels of tenten: dat drukt vaak de kosten.
Datum en locatie
- Heb je een datum gekozen en gecheckt dat er geen grote events in de buurt op dezelfde dag vallen?
- Past de locatie bij het aantal gasten, binnen én buiten?
- Is er voldoende stroom, ruimte voor een podium en een laad- en loszone?
- Mag er op die locatie live muziek spelen, en tot hoe laat?
Vergunningen en regels
- Heb je tijdig een vergunning aangevraagd bij je gemeente? Elk publiek evenement heeft er een nodig. De termijn hangt af van of je event binnen of buiten plaatsvindt en van het aantal bezoekers.
- Ken je de geldende geluidsnormen voor je locatie?
- Heb je nagekeken of je verzekering het evenement dekt, of heb je een evenementenverzekering nodig?
Artiest kiezen en boeken
- Weet je welk soort artiest past bij je publiek: zanger, band, coverband, dj of een combinatie?
- Heb je de prijs van je favoriete artiesten opgevraagd en vergeleken met je budget?
- Heb je gecheckt of de artiest vrij is op je datum, en een optie genomen?
- Weet je wie de techniek (podium, geluid, licht) voorziet?
Contract, muziekrechten, veiligheid en techniek
Je artiest ligt vast, nu maak je alles officieel. In deze fase regel je het contract, de muziekrechten, de veiligheid en de techniek. Lees de rider en de technische fiche meteen grondig: daarin staat wat de artiest van jou verwacht.
“Kies een kwalitatieve partner voor de techniek. Een goede artiest op een slechte installatie komt nooit volledig tot zijn recht.”
Contract en administratie
- Heb je het contract en de rider getekend teruggestuurd? Lees de rider zorgvuldig, vaak staan er specifieke eisen van de artiest in.
- Is de betaling op tijd in orde?
- Kloppen je facturatiegegevens?
- Heb je de aangifte voor muziekrechten gedaan via Unisono? Dat doe je als organisator zelf, ook als je de artiest via ons boekt.
Veiligheid en regels
- Zijn alle vergunningen binnen?
- Respecteer je de geluidsnormen?
- Heb je voldoende security voorzien, als je event dat vraagt?
- Is er EHBO of medische hulp aanwezig?
Back-up en risico’s
- Heb je een slechtweerplan voor een outdoor event?
- Is er een alternatieve stroomvoorziening?
- Zijn de annulatievoorwaarden duidelijk?
Techniek
- Heb je de technische fiche van de artiest ontvangen en gelezen? Stuur hem ook door naar je technische partner.
- Is er een podium voorzien? (afmetingen en hoogte)
- Is er een geluidsinstallatie (PA) aanwezig?
- Is er licht nodig, en is het voorzien?
- Kan je iets van de technische fiche niet voorzien? Laat het tijdig weten.
Promotie en communicatie
- Communiceer je de naam van de artiest correct?
- Gebruik je de juiste foto’s uit de presskit? Sommige artiesten willen die eerst goedkeuren.
- Heb je de ticketlink aan de artiest bezorgd, zodat die mee op hun website kan?
Bij een artiestenboeking factureren we podium, geluid en licht aan 6% btw in plaats van 21%. [INPUT GLOBE]
Vraag techniek aan →Timing, logistiek en hospitality
Een maand voor je event zet je de timing en de logistiek vast. Wanneer komt de artiest aan, hoe lang duurt de soundcheck, waar laden ze uit en wie vangt hen op? Hoe duidelijker je dit nu afspreekt, hoe rustiger de dag zelf verloopt.
“Plan de change-over niet te krap en stem hem af op je artiesten. Bij live-on-tape kan de volgende act bijna meteen beginnen, bij een liveband reken je op 30 à 45 minuten. Een dj kan die tijd mooi overbruggen.”
Planning en timing
- Weet je hoe laat de artiest aankomt?
- Heeft de artiest een soundcheck nodig, en hoe lang duurt die?
- Heb je genoeg change-overtijd voorzien tussen de artiesten? Tussen twee livebands reken je op 30 à 45 minuten.
- Zijn er later nog artiesten aan je line-up toegevoegd? Geef dat aan ons door.
Opbouw en logistiek
- Heb je de toegang tot de locatie doorgegeven? (laden en lossen)
- Is er voldoende parking dicht bij het podium of de backstage?
- Heb je rekening gehouden met de opbouw- en afbouwtijd van de artiest? Soms worden daarvoor wachturen aangerekend.
- Heb je een contactpersoon doorgegeven die artiest en crew kunnen bereiken bij aankomst?
Hospitality
- Moet er catering voorzien worden? Houd rekening met allergieën en het aantal personen.
- Is er een kleedkamer?
- Zijn de basisvoorzieningen in orde: water, frisdrank, snacks, handdoeken?
- Heb je de specifieke wensen uit de hospitality rider nagekeken? Kan je iets niet voorzien, laat het ons op tijd weten.
Contactgegevens doorgegeven
- Hoofdcontact organisator
- Technisch verantwoordelijke
- Noodnummer tijdens het event
Laatste controle: locatie en bevestigingen
In de laatste dagen controleer je of alles klaarstaat en of iedereen zijn afspraken nakomt. Loop de locatie na, test de techniek en laat elke partner bevestigen. Zo komen er op de dag zelf geen verrassingen.
“Overloop ter plaatse het hele programma en kijk waar het zou kunnen haperen. Check ook of je alle partijen nog gesproken hebt voor de grote dag.”
Locatie
- Hangen er duidelijke wegwijzers, zodat iedereen de weg vindt?
- Heb je de zaal of locatie gecontroleerd? Test ook geluid, licht, decoratie en speciale effecten.
- Zijn de buurtbewoners geïnformeerd?
Bevestigingen
- Hebben de veiligheidsmensen bevestigd dat ze aanwezig zijn?
- Hebben de cateringdiensten bevestigd dat ze alle afspraken nakomen?
- Hebben de artiesten bevestigd dat ze alle afspraken nakomen?
- Heeft iedereen het draaiboek met de timing van de dag ontvangen?
De dag zelf: ontvangst, soundcheck en timing
Op de dag zelf draait alles om ontvangst, timing en één duidelijk aanspreekpunt. Zorg dat de artiest bij aankomst meteen weet waar hij moet zijn en wie hij kan aanspreken. Houd het schema bij de hand en bewaak de aanvangsuren.
“Aanspreekpunt en gastheer zijn twee aparte jobs. Wie gasten ontvangt, kan niet tegelijk de artiest opvangen.”
Aankomst en ontvangst
- Staat je aanspreekpunt klaar op het afgesproken aankomstuur?
- Is de laadzone vrij en de parking voor de artiest gereserveerd?
- Is de kleedkamer klaar, met de hospitality uit de rider?
Soundcheck en techniek
- Vindt de soundcheck plaats op het afgesproken uur, vóór de gasten binnenkomen?
- Is je technieker aanwezig tijdens de soundcheck en het optreden?
Timing
- Heeft iedereen hetzelfde schema: artiest, technieker, cateraar en presentator?
- Begint het optreden op tijd? Uitloop kan extra kosten meebrengen.
- Is er na het optreden iemand die de artiest begeleidt naar de kleedkamer en de uitgang?
Na afloop: afbouw, betalingen en evaluatie
Na het laatste nummer is je event nog niet klaar. De afbouw, de betalingen en de muziekrechten moeten nog afgerond worden. Neem ook even tijd om te evalueren: wat je nu noteert, maakt je volgende event makkelijker.
“Bewaar je draaiboek, je contacten en je evaluatie in één map. Volgend jaar begin je dan niet van nul.”
Afbouw
- Is de afbouw van podium en techniek gepland, binnen de afgesproken uren?
- Is de locatie opgeruimd en in de afgesproken staat achtergelaten?
Administratie
- Zijn alle facturen ontvangen en betaald: artiest, techniek, catering, security?
- Heb je de aangifte bij Unisono afgerond, bijvoorbeeld met de speellijst of de definitieve cijfers? [INPUT GLOBE]
Evaluatie
- Heb je je gasten, team en partners bedankt?
- Heb je genoteerd wat goed ging en wat beter kan?
- Heb je een datum in gedachten voor je volgende editie? Populaire artiesten boek je best ruim op voorhand.
Waar moet je extra op letten per type event?
De checklist geldt voor elk evenement, maar elk type heeft zijn eigen aandachtspunten.
Bedrijfsfeest of personeelsfeest
Je publiek is gemengd qua leeftijd en smaak, dus kies muziek die iedereen kent. Plan het optreden na het eten, wanneer de sfeer goed zit.
Entertainment voor je bedrijfsfeest →Trouwfeest
Het draait om de openingsdans en een dansvloer die tot laat vol blijft. Bespreek vooraf de belangrijke momenten met je dj.
DJ voor je trouwfeest →Fuif
Bij een fuif zijn vergunning, security en geluidsnormen extra belangrijk. Start vroeg bij de gemeente en voorzie genoeg toezicht aan de ingang.
Dorpsfeest, buurtfeest of kermis
Meestal buiten, dus een slechtweerplan en stroom zijn cruciaal. Informeer de buurt ruim op voorhand en vraag de gemeente naar afsluitingen van straten.
Concert of optreden
Ticketing, promotie en de presskit van de artiest wegen hier het zwaarst. Stem de communicatie af met de artiest voor je ze lanceert.
Begrippen uitgelegd
Unisono
Unisono is het online platform waar je in België de muziekrechten voor je evenement aangeeft. Via één aangifte regel je de auteursrechten van SABAM en, als je opgenomen muziek draait, de billijke vergoeding. De organisator doet de aangifte zelf, vóór het event, via MyUnisono. De termijn en het tarief hangen af van het type evenement.
Rider
Het document waarin een artiest beschrijft wat hij nodig heeft om op te treden. Het bestaat meestal uit een technisch deel en een hospitality-deel, en hoort bij het contract.
Hospitality rider
Het deel van de rider over de ontvangst van de artiest: kleedkamer, catering, drank, handdoeken en eventuele specifieke wensen.
Technische fiche
Een overzicht van wat de artiest technisch nodig heeft: podiumafmetingen, geluid, licht, stroom en de opstelling. Je technische partner gebruikt deze fiche om alles klaar te zetten.
Change-over
De tijd tussen twee optredens waarin het podium wordt omgebouwd voor de volgende artiest.
Presskit
Een pakket met officiële foto’s, logo’s en een korte bio van de artiest, bedoeld voor je promotie.
Hoe Globe je helpt
Als artiestenbureau met meer dan 35 jaar ervaring boeken we artiesten rechtstreeks, zonder tussenpersoon. Maar we doen meer dan boeken.
- 01Artiesten →
Artiest kiezen
We denken mee over wat bij je publiek en budget past.
- 02Prijzen →
Transparante prijzen
Richtprijzen voor al onze artiesten.
- 03Event support →
Techniek en aanspreekpunt
Podium, geluid en licht samen met je artiest. Op aanvraag ook een productiemanager op de dag zelf (meerprijs), die de timing met alle artiesten afstemt.
Wie helpt je verder?
We denken mee over je artiest, kijken je timing na en regelen techniek of een aanspreekpunt op je event.
⭐ 4,9 op Google (78 reviews) · Meer dan 35 jaar ervaring · Persoonlijke opvolging van aanvraag tot optreden · Lees onze Google-reviews
Veelgestelde vragen over een event organiseren
Staat je vraag er niet tussen? Neem gerust contact op!
Wat is de eerste stap bij het organiseren van een evenement?
Bepaal het doel, je doelgroep en je budget. Daaruit volgen de datum, de locatie en het soort artiest dat past.
Heb je een vergunning nodig voor een evenement?
Ja, voor elk publiek evenement, ongeacht de grootte. De termijn hangt af van je gemeente, of je event binnen of buiten plaatsvindt en hoeveel bezoekers je verwacht: hoe hoger de capaciteit, hoe vroeger je de aanvraag indient. Neem daarom tijdig contact op met de dienst evenementen van je gemeente.
Moet je muziekrechten betalen als je een artiest boekt?
Ja, voor muziek op een evenement doe je een aangifte via Unisono. Dat doet de organisator zelf, ook als je de artiest via Globe boekt. Doe het vóór je event: een vergeten aangifte komt meestal toch aan het licht.
Wat kost een artiest boeken voor een event?
Dat hangt af van de artiest, de duur van het optreden en de techniek. Op onze prijzenpagina vind je richtprijzen per artiest.
Wat staat er in een rider?
De technische en praktische eisen van de artiest: podium, geluid, licht, kleedkamer en catering. Lees hem meteen na ontvangst en stuur hem door naar je partners.
Wat hoort er in een draaiboek voor een evenement?
Een draaiboek is het tijdsschema van de dag: wie doet wat, wanneer en waar. Het bevat de aankomsturen, de soundcheck, het begin en einde van elk optreden, de change-overs, de contactpersonen en de noodnummers. Stuur het een paar dagen vooraf naar iedereen die meewerkt.
Kan ik de checklist downloaden?
Ja, gratis als PDF met afvinkvakjes. Vul het formulier op deze pagina in en je kan hem meteen downloaden.
Kunnen we u helpen?
Hulp nodig bij het kiezen van de juiste artiest, of vragen over uw evenement? Wij denken graag met u mee.
Contacteer onsOf bekijk onze artiestenbrochure →
